Privacy Policy

Privacy Policy — informativa ex artt. 13 e 14 GDPR

Indice

1. Titolare del trattamento e contatti

2. Tipologie di dati trattati

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

4. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

6. Periodo di conservazione

7. Destinatari e categorie di destinatari

8. Trasferimenti di dati extra-UE

9. Diritti dell’Interessato

10. Assistente automatico, processi decisionali automatizzati e profilazione

11. Data breach

12. Modifiche dell’informativa

13. Clausole specifiche

1. Titolare del trattamento e contatti

1.1 Titolare del trattamento è Smoves di Francesco Nigro, ditta individuale, P.IVA 14838460963, con sede in Viale Bligny 19A, 20136 Milano (MI) (di seguito, “Titolare” o “Smoves”).

1.2 Email di contatto per esercizio dei diritti e questioni privacy: info@smoves.it.

1.3 Il Titolare non ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendo i requisiti dell’art. 37 GDPR (assenza di trattamenti su larga scala di categorie particolari di dati, di monitoraggio sistematico e attività di pubblica autorità). La nomina potrà essere effettuata in caso di mutamento delle condizioni operative.

2. Tipologie di dati trattati

2.1 Smoves tratta, anche tramite strumenti automatizzati, le seguenti categorie di dati personali:

dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, dati di eventuali delegati o referenti incaricati di presenziare al ritiro o alla riconsegna;

preferenze di ricontatto: fascia oraria in cui l’Interessato chiede di essere richiamato e pagina del sito da cui la richiesta è partita;

dati logistici e operativi relativi al Servizio: indirizzi di ritiro e di riconsegna, piano, presenza di ascensore e altre informazioni sull’accesso all’immobile, coordinate geografiche, orari, istruzioni operative, note inserite dall’Interessato;

dati amministrativi, fiscali e di fatturazione: codice fiscale, partita IVA, indirizzo di fatturazione e ulteriori dati richiesti dalla normativa applicabile;

dati di pagamento e antifrode: metadati relativi alle transazioni, identificativi di pagamento, ultime cifre e scadenza della carta registrata, esito delle operazioni, informazioni antifrode e di verifica del rischio fornite dai prestatori di servizi di pagamento. Smoves non riceve né conserva i dati completi della carta;

dati relativi ai beni depositati: inventario, descrizione, fotografie e video dei beni e del loro imballaggio al ritiro, in deposito e alla riconsegna, valore dichiarato, anomalie riscontrate;

verbali di ritiro e di riconsegna: dati identificativi e firma autografa dell’Interessato o del suo delegato, riserve e dichiarazioni ivi riportate;

dati relativi all’utilizzo del Servizio: cronologia di preventivi e prenotazioni, interazioni con il servizio clienti, reclami, recensioni e comunicazioni;

contenuto delle conversazioni in chat, comprese quelle con l’assistente automatico di cui all’art. 10, ed eventuali allegati inviati dall’Interessato;

dati relativi alle telefonate con il centralino di Smoves: numero chiamante e chiamato, data, ora, durata ed esito della chiamata, e registrazione audio della conversazione, nei termini di cui al punto 5.5;

dati tecnici e di navigazione: indirizzo IP, identificativi del dispositivo, browser, sistema operativo, lingua, data e ora di accesso, pagina e campagna di provenienza, log applicativi;

dati relativi al consenso: data, ora, indirizzo IP e versione dei documenti contrattuali accettati; testo, data e fonte dei consensi marketing prestati o revocati;

dati derivanti da verifiche di sicurezza, prevenzione frodi, gestione del rischio operativo e tutela giudiziaria.

2.2 Smoves non richiede e non tratta intenzionalmente categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR). L’Interessato è invitato a non inserire tali dati nelle comunicazioni, nella chat e nelle descrizioni dei beni.

2.3 Dati di terzi. L’Interessato che comunica a Smoves dati di altre persone (ad esempio un delegato al ritiro o alla riconsegna) garantisce di averle informate e di essere legittimato a comunicarli.

2.4 Smoves si riserva il diritto di effettuare verifiche sulla correttezza, completezza e coerenza dei dati forniti dall’Interessato, anche tramite controlli automatizzati, ove necessari per finalità di sicurezza, prevenzione frodi, gestione del rischio operativo, tutela del patrimonio aziendale o prevenzione di utilizzi abusivi del Servizio.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

3.1 I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

formulazione di preventivi, conclusione ed esecuzione del contratto, gestione operativa del Servizio, inventario dei beni, pagamenti e addebiti autorizzati, assistenza al Cliente (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

ricontatto telefonico su richiesta dell’Interessato tramite i moduli del sito, nella fascia oraria indicata, e ricontatto di chi ha lasciato i propri recapiti in un preventivo non completato, per una sola volta e al solo fine di assisterlo nel completarlo (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR: misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato);

risposta alle richieste formulate in chat, anche mediante l’assistente automatico di cui all’art. 10 (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

invio per email di un codice promozionale richiesto dall’Interessato tramite il sito e verifica del suo utilizzo (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

adempimento di obblighi previsti da normative nazionali ed europee, in particolare contabili e fiscali (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR);

registrazione delle telefonate, documentazione fotografica dei beni, conservazione dei verbali e delle prove di accettazione, per finalità di qualità del servizio, gestione di reclami e contestazioni e tutela dei diritti del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR);

verifica dell’identità dell’Interessato, prevenzione di utilizzi fraudolenti, abusivi o contrari ai Termini e Condizioni, sicurezza fisica e informatica, recupero crediti e difesa in giudizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR);

statistiche aggregate sull’uso del sito e sull’andamento del Servizio, controllo qualità e miglioramento dei processi interni (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR);

invito a lasciare una recensione al termine del Servizio, sul sito o su piattaforme di terzi quali Google e Trustpilot, alle quali Smoves non comunica alcun dato dell’Interessato: è l’Interessato, se lo desidera, a pubblicare la recensione (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR, salvo opposizione);

invio di comunicazioni commerciali relative a servizi analoghi a quelli già acquistati dall’Interessato, ai sensi dell’art. 130, comma 4, D.lgs. 196/2003 (“soft spam”), salvo opposizione, esercitabile in ogni momento tramite il link presente in ciascuna comunicazione;

invio di comunicazioni di marketing e newsletter, previo consenso facoltativo e revocabile in ogni momento tramite il link di disiscrizione presente in ciascuna comunicazione (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR). Smoves tiene un registro dei consensi prestati e revocati;

analisi dell’esperienza di navigazione sul sito mediante strumenti di misurazione, mappe di calore e registrazione della sessione di navigazione: in forma anonima, senza identificatori persistenti né indirizzo IP, in assenza di consenso (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR, legittimo interesse al miglioramento del servizio); in forma completa previo consenso dell’Interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR). Modalità, dati raccolti ed esclusioni sono descritti nella Cookie Policy. Quando l’Interessato invia un modulo di richiesta di contatto, l’identificativo tecnico anonimo della sua navigazione viene conservato insieme ai recapiti forniti, al solo fine di ricostruire il percorso che ha preceduto la richiesta e migliorare il servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR); con il consenso dell’Interessato tali dati sono collegati alla sua identità e conservati in forma non anonima, insieme all’indirizzo email, al nome e al numero di telefono;

misurazione del risultato delle campagne pubblicitarie e personalizzazione degli annunci su piattaforme di terzi, previo consenso dell’Interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR): si veda la Cookie Policy;

gestione di operazioni societarie straordinarie, due diligence, cessione di azienda, rami d’azienda o asset (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

3.2 Quando il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare, l’Interessato può opporsi in ogni momento ai sensi dell’art. 21 GDPR, scrivendo a info@smoves.it.

4. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

4.1 Il conferimento dei dati necessari all’esecuzione del contratto e all’adempimento di obblighi di legge è obbligatorio: il rifiuto comporta l’impossibilità di concludere il contratto o di eseguire il Servizio.

4.2 Il conferimento dei dati per finalità promozionali e per gli strumenti di misura e di pubblicità è facoltativo. Il rifiuto non incide sulla fruizione del Servizio.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

5.1 Il trattamento avviene con strumenti elettronici e, per i verbali di ritiro e di riconsegna, anche cartacei, con logiche correlate alle finalità.

5.2 Smoves adotta misure tecniche e organizzative adeguate, in conformità all’art. 32 GDPR, per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati (controllo accessi, autenticazione, cifratura in transito, backup periodici, formazione interna).

5.3 L’accesso ai dati è limitato al Titolare e ai soggetti autorizzati, istruiti in conformità all’art. 29 GDPR. Gli operatori incaricati del ritiro e della riconsegna accedono ai soli dati necessari a eseguire l’incarico loro affidato.

5.4 Smoves potrà utilizzare strumenti automatizzati di monitoraggio, logging, tracciamento e analisi degli accessi e delle operazioni effettuate sui sistemi aziendali, ove necessario per finalità di sicurezza, prevenzione frodi, troubleshooting tecnico, audit, tutela giudiziaria e continuità del Servizio.

5.5 Registrazione delle telefonate. Le telefonate in entrata e in uscita dal centralino di Smoves sono registrate per finalità di qualità del servizio, formazione interna, gestione dei reclami e tutela del Titolare. Chi chiama ne è informato da un messaggio vocale all’inizio della chiamata; chi viene chiamato ne è informato dall’operatore. L’Interessato che non intende essere registrato può contattare Smoves per iscritto a info@smoves.it o tramite la chat del sito. Le registrazioni sono accessibili al solo Titolare e ai soggetti da esso autorizzati.

5.6 Le conversazioni in chat e le comunicazioni per email con il servizio clienti sono archiviate per le medesime finalità.

6. Periodo di conservazione

6.1 I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate nella presente informativa e, comunque, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile. In particolare:

dati contrattuali, amministrativi e fiscali, verbali di ritiro e di riconsegna, prove di accettazione dei documenti contrattuali: fino a 10 anni dalla cessazione del rapporto;

registrazioni delle telefonate: fino a 6 mesi dalla chiamata, salvo ulteriore conservazione della singola registrazione necessaria alla gestione di un reclamo o di una contestazione;

conversazioni in chat: fino a 24 mesi dall’ultimo messaggio, salvo che attengano a un contratto, nel qual caso seguono il termine dei dati contrattuali;

log tecnici, dati di sicurezza, sistemi antifrode e registrazioni operative: fino a 24 mesi, salvo ulteriore conservazione necessaria per esigenze di sicurezza o tutela giudiziaria;

inventario, fotografie e video dei beni: fino a 24 mesi dalla conclusione del Servizio;

documentazione relativa a reclami, contestazioni, sinistri o controversie: fino a 10 anni dalla definitiva chiusura della controversia;

dati utilizzati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso o a opposizione, e comunque per un periodo massimo di 48 mesi dall’ultimo contatto; la prova del consenso e della revoca è conservata per il tempo necessario a dimostrarli;

dati raccolti dai moduli di richiamo, di preventivo e di codice promozionale del sito: fino a 24 mesi dalla richiesta, se non segue un contratto;

dati relativi a verifiche antifrode, sicurezza e utilizzi anomali: fino a 10 anni nei casi di necessità difensiva o investigativa.

6.2 Al termine del periodo di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo obblighi di legge ulteriori.

6.3 Il Titolare potrà conservare i dati per un periodo ulteriore rispetto a quanto sopra indicato ove necessario:

per adempiere a obblighi normativi;

per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;

per richieste delle Autorità competenti;

in presenza di contenziosi, indagini o accertamenti.

7. Destinatari e categorie di destinatari

7.1 I dati possono essere comunicati ai seguenti destinatari, che li trattano in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR ovvero, ove indicato, di titolari autonomi:

Stripe Payments Europe Ltd e Stripe, Inc.: gestione dei pagamenti e conservazione del metodo di pagamento, in qualità di responsabile per le attività svolte per conto di Smoves e di titolare autonomo per gli adempimenti di legge propri;

Supabase Inc.: banca dati e autenticazione dell’area riservata, con dati conservati su server situati nell’Unione Europea (Irlanda);

Vercel Inc.: hosting del sito e statistiche aggregate di navigazione;

Resend Inc.: invio delle email di servizio e, ove consentito, promozionali;

Zadarma (Zadarma OOD, Bulgaria): centralino telefonico, registrazione e conservazione delle telefonate;

Google Ireland Ltd: completamento automatico e calcolo delle distanze degli indirizzi (Google Maps Platform), misurazione delle campagne pubblicitarie previo consenso (Google Ads), anche mediante trasmissione dell’indirizzo email e del numero di telefono in forma cifrata e dell’indirizzo IP registrato all’accettazione dei documenti contrattuali;

Meta Platforms Ireland Ltd: misurazione delle campagne pubblicitarie previo consenso, anche mediante trasmissione dell’indirizzo email e del numero di telefono in forma cifrata, e messaggistica WhatsApp quando è l’Interessato a scegliere tale canale per contattare Smoves;

PostHog Inc.: analisi della navigazione su istanza europea; in presenza di consenso, comprensiva dei dati identificativi e di contatto dell’Interessato;

fornitori di modelli di intelligenza artificiale per l’assistente automatico della chat (Groq Inc., Cerebras Systems Inc., OpenRouter Inc.), ai quali è trasmesso il solo testo della conversazione, nei termini di cui all’art. 10;

operatori incaricati del ritiro e della riconsegna, vettori e imprese di facchinaggio, limitatamente ai dati necessari a eseguire l’incarico;

soggetti che gestiscono i locali di deposito di cui Smoves si avvale, limitatamente ai dati necessari per la gestione operativa;

consulenti professionali: commercialista, consulente del lavoro, legale, nominati responsabili ove ricorrano i presupposti, ovvero titolari autonomi nei limiti previsti dalle rispettive norme deontologiche;

Autorità competenti in caso di obblighi di legge.

7.2 L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR è disponibile su richiesta scritta a info@smoves.it.

7.3 I dati personali potranno essere comunicati a soggetti coinvolti in operazioni straordinarie (cessione di azienda o di ramo d’azienda, conferimento, fusione), nei limiti delle finalità indicate nella presente informativa e nel rispetto della normativa applicabile. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per loro finalità di marketing.

8. Trasferimenti di dati extra-UE

8.1 Alcuni dei fornitori indicati all’art. 7 (in particolare Stripe, Vercel, Resend, Google, Meta e i fornitori di modelli di intelligenza artificiale) hanno sede o infrastrutture negli Stati Uniti d’America, e il loro utilizzo può comportare il trasferimento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

8.2 I trasferimenti avvengono sulla base di uno o più dei seguenti strumenti previsti dal Capo V del GDPR:

decisione di adeguatezza, ove applicabile, in particolare la Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 relativa al EU-US Data Privacy Framework;

clausole contrattuali standard (SCC) adottate dalla Commissione europea;

misure supplementari ove necessarie alla luce della valutazione del Paese terzo.

8.3 Copia delle garanzie utilizzate può essere richiesta scrivendo a info@smoves.it.

9. Diritti dell’Interessato

9.1 L’Interessato, ricorrendone i presupposti di legge, può esercitare i seguenti diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

accesso ai dati personali (art. 15);

rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16);

cancellazione dei dati (“diritto all’oblio”), nei limiti dell’art. 17;

limitazione del trattamento (art. 18);

portabilità dei dati (art. 20);

opposizione al trattamento basato su legittimo interesse e, in ogni caso, al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21);

revoca del consenso prestato per finalità facoltative, senza pregiudizio per la liceità dei trattamenti precedenti;

proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.gpdp.it) o all’Autorità dello Stato membro in cui risiede.

9.2 Le richieste possono essere inviate, anche per posta elettronica ordinaria, all’indirizzo info@smoves.it. Smoves risponde entro 30 giorni, salvo proroga giustificata fino a 60 giorni ulteriori.

9.3 Smoves può chiedere informazioni utili a confermare l’identità dell’Interessato, nel rispetto del principio di minimizzazione.

9.4 L’esercizio dei diritti dell’Interessato non potrà comportare la cancellazione o l’anonimizzazione dei dati la cui conservazione sia necessaria per obblighi di legge, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o per la gestione di contestazioni pendenti, nei limiti dell’art. 17, par. 3, GDPR.

9.5 In caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, Smoves può richiedere un contributo spese ragionevole o rifiutare la richiesta, nei limiti consentiti dall’art. 12, par. 5, GDPR.

10. Assistente automatico, processi decisionali automatizzati e profilazione

10.1 Assistente automatico della chat. Alle domande poste nella chat del sito risponde in prima battuta un assistente basato su modelli di intelligenza artificiale, che l’interfaccia identifica come tale. Il testo della conversazione è trasmesso ai fornitori indicati all’art. 7 al solo fine di generare la risposta. L’assistente fornisce informazioni sul Servizio e non assume decisioni che producono effetti giuridici sull’Interessato: preventivi vincolanti, prenotazioni, rimborsi e reclami sono sempre gestiti dal sito o da un operatore. L’Interessato può in ogni momento chiedere di parlare con un operatore ed è invitato a non inserire nella chat dati non necessari.

10.2 Smoves potrà utilizzare strumenti automatizzati di analisi del rischio, prevenzione frodi, rilevazione anomalie, sicurezza informatica e monitoraggio operativo che non producono effetti giuridici sull’Interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR, ma possono contribuire a valutazioni operative, sempre rimesse a una persona, relative all’erogazione del Servizio.

10.3 Smoves non effettua profilazione dell’Interessato a fini di marketing senza il suo consenso.

11. Data breach

11.1 In caso di violazione di dati personali, Smoves valuta tempestivamente l’incidente e, ricorrendone i presupposti, notifica al Garante entro 72 ore dalla conoscenza dell’evento, ai sensi dell’art. 33 GDPR, e comunica la violazione all’Interessato senza ingiustificato ritardo nei casi previsti dall’art. 34 GDPR.

11.2 Smoves mantiene un registro interno delle violazioni e degli interventi di mitigazione.

12. Modifiche dell’informativa

12.1 Smoves può modificare o aggiornare la presente informativa, anche in conseguenza di modifiche normative, evoluzioni tecnologiche, introduzione di nuovi servizi o variazioni organizzative. Le modifiche sono efficaci dalla data di pubblicazione sul sito, indicata in testa al documento; delle modifiche sostanziali è data comunicazione agli Interessati con rapporto in corso all’indirizzo email associato al loro account. Le versioni precedenti restano consultabili nell’archivio dei documenti contrattuali del sito.

13. Clausole specifiche

13.1 Conservazione probatoria. Smoves potrà conservare documentazione fotografica, verbali, log operativi, registrazioni di sistema, comunicazioni e ulteriori elementi probatori per finalità di tutela dei propri diritti e gestione di contestazioni, anche oltre i termini ordinari di conservazione, nei limiti di quanto necessario e consentito dalla normativa applicabile.

13.2 Utilizzo aggregato e anonimizzato dei dati. Smoves potrà utilizzare dati aggregati e anonimizzati, non riconducibili all’Interessato, per finalità statistiche, di ricerca, sviluppo, ottimizzazione del Servizio, analisi di business e miglioramento dei sistemi.

13.3 Verifiche antifrode e sospensione operativa. Smoves si riserva il diritto di effettuare controlli di sicurezza e verifiche antifrode, anche automatizzate, e di sospendere temporaneamente l’erogazione del Servizio, previa valutazione di una persona, in presenza di:

anomalie operative;

incongruenze nei dati forniti;

sospetti di attività fraudolente;

violazioni dei Termini e Condizioni;

rischi per la sicurezza del Servizio o di terzi.