Conservazione documenti contabili: i dieci anni dell'art. 2220 del Codice civile, cosa riguardano, e dove tenere l'archivio aziendale in quel periodo senza riempire l'ufficio di faldoni.
Le scritture contabili, le fatture e la corrispondenza commerciale si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione: lo stabilisce l'art. 2220 del Codice civile. Le norme fiscali possono chiedere altro, e il termine giusto per la tua azienda lo conferma il commercialista. Dove tenere l'archivio lo decidi tu: in ufficio, in digitale o in un deposito esterno.
Questa guida non è consulenza fiscale. Qui sotto trovi cosa dice la norma, con il link, e poi la parte pratica: dove mettere dieci anni di faldoni.
L'art. 2220 del Codice civile riguarda gli imprenditori tenuti alla contabilità. Dice due cose: le scritture si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, e per lo stesso periodo si conservano le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti, insieme alle copie di quelli spediti.
Accanto al Codice civile ci sono le regole fiscali, che stanno in altre norme e si stanno spostando. L'art. 39 del DPR 633/1972, la norma IVA su registri e fatture, risulta abrogato dal nuovo testo unico IVA (D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10), che si applica dal 1° gennaio 2027. Per questo i termini fiscali qui sono rimandati al commercialista: stanno cambiando e vanno verificati sul caso della tua azienda.
Poi c'è il GDPR. I documenti che contengono dati personali, come i fascicoli del personale, si tengono solo per il tempo necessario allo scopo per cui i dati sono stati raccolti (GDPR, art. 5, par. 1, lett. e)).
| Cosa | Per quanto | Fonte |
|---|---|---|
Scritture contabili | 10 anni dalla data dell'ultima registrazione | Codice civile, art. 2220 |
Fatture, lettere e telegrammi ricevuti, e copie di quelli spediti | 10 anni, come le scritture | Codice civile, art. 2220 |
Documenti con dati personali | Solo il tempo necessario allo scopo | GDPR, art. 5, par. 1, lett. e) |
Termini fiscali (imposte, IVA) | Da verificare con il commercialista | Norme fiscali in revisione nel 2026-2027 |
Oggi molti documenti nascono digitali, a partire dalla fattura elettronica, e per quelli la conservazione è digitale per natura. La carta che resta di solito è quella degli anni precedenti, i contratti firmati, la corrispondenza e le pratiche chiuse.
Digitalizzare un archivio cartaceo è possibile, ma sostituire l'originale con una copia ha regole sue: prima di buttare un faldone scansionato, chiedi al commercialista se la copia basta. Intanto la carta occupa spazio: vediamo dove metterla.
La scelta dipende da quanto spesso consulti l'archivio e da quanto costa lo spazio che occupa.
| Dove | Quando ha senso | Il limite |
|---|---|---|
Armadi in ufficio | Documenti dell'anno in corso e di quelli appena chiusi | Metri quadri pagati al prezzo dell'ufficio per carta che apri di rado |
Cantina o box aziendale | Se c'è già, ed è asciutta | Umidità, accesso scomodo, spesso senza un elenco di cosa sta in quale scatola |
Deposito esterno con ritiro | Anni chiusi che consulti qualche volta l'anno | La riconsegna di un documento si prenota con anticipo |
Archiviazione gestita | Serve scansione su richiesta o distruzione certificata | Paghi anche i servizi in più, oltre allo spazio |
L'archivio occupa spazio che ti serve?
Ritiriamo i faldoni in ufficio, li custodiamo con un codice per ogni collo e ti riportiamo quello che ti serve. Canone mensile per taglia, con fattura.
Preferisci parlare con una persona?+39 02 999 444 21WhatsApp
Deposito archiviMeno di quanto sembri quando è sparso fra tre armadi. Messo in scatole archivio e impilato, un archivio di un piccolo ufficio sta spesso in pochi metri quadri; per stimarlo c'è la guida alle dimensioni.
Due accorgimenti fanno risparmiare tempo dopo. Il primo: una scatola per anno e per tipo di documento, con anno e contenuto scritti sull'etichetta, così sai quando scade senza aprirla. Il secondo: tieni ogni scatola sotto i 20 kg, un limite che con la carta si raggiunge prima di quanto si pensi.
Con il nostro deposito ogni scatola viene controllata al ritiro, etichettata con un codice univoco e registrata, e dall'area riservata vedi cosa hai in magazzino. Quando ti serve una pratica, chiedi la riconsegna della scatola che la contiene, con almeno 48 ore di preavviso; il resto dell'archivio resta dov'è.
La riconsegna richiede preavviso: ti consiglio di tenere in sede l'archivio dell'anno in corso, quello che apri ogni settimana, e di portare in deposito gli anni chiusi. Il magazzino non è visitabile e i colli li movimentiamo noi, su tua richiesta; le scatole restano chiuse.
Scaduto il termine, e verificato con il commercialista che nessuna regola fiscale chieda di più, i documenti si possono eliminare. Se contengono dati personali, vanno distrutti in modo che non si possano ricostruire.
La distruzione resta a carico tuo: ti riportiamo le scatole scadute e scegli come smaltirle, oppure le lasci in deposito finché non hai deciso. Il servizio completo per l'archivio, con prezzi e FAQ, è nella pagina sul deposito archivi a Milano; gli altri servizi per le imprese sono in aziende.
Per il Codice civile (art. 2220), dieci anni dalla data dell'ultima registrazione per le scritture contabili, e per lo stesso periodo le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti. Le norme fiscali possono chiedere termini diversi: il commercialista li conferma sul caso della tua azienda.
Per le scritture contabili, dalla data dell'ultima registrazione, come dice l'art. 2220 del Codice civile. Per fatture e corrispondenza la norma indica lo stesso periodo: se il tuo caso ha dubbi, decide il commercialista.
Il magazzino non è visitabile e l'accesso è controllato. I colli li movimentiamo noi, solo su tua richiesta, e le scatole restano chiuse. Se l'archivio contiene dati personali con obblighi particolari, scrivici prima del ritiro.
La riconsegna la chiedi dall'area riservata oppure scrivendoci a info@smoves.it, con almeno 48 ore di preavviso: data e indirizzo li fissiamo insieme alla richiesta, e allo stesso modo si spostano. Il nuovo indirizzo può essere ovunque nell'area servita. Se ti servono le tue cose a un indirizzo più lontano, in Italia o all'estero, te le spediamo su preventivo.
L'assicurazione copre le tue cose per il periodo in cui restano in DEPOSITO: se succede qualcosa, ti risarciamo il danno che dimostri, fino al massimale che hai scelto. Il massimale di base è compreso nel canone; se ti serve più alto, lo alzi pagando una quota mensile. Durante il trasporto si applica invece la responsabilità del vettore prevista dalla legge (art. 1696 c.c., un euro per chilogrammo di peso lordo). Se hai oggetti di valore elevato, scrivici prima del ritiro e concordiamo insieme come gestirli.
L'archivio occupa spazio che ti serve?
Ritiriamo i faldoni in ufficio, li custodiamo con un codice per ogni collo e ti riportiamo quello che ti serve. Canone mensile per taglia, con fattura.
Preferisci parlare con una persona?+39 02 999 444 21WhatsApp
Deposito archiviQuanti scatoloni servono per un trasloco, dalla stanza al quadrilocale: la tabella per tipo di casa, le misure giuste, cosa mettere in ogni scatola e quanto può pesare.
Leggi
Dove trovare scatoloni per un trasloco: supermercati e negozi che li regalano, i grandi negozi e i siti che li vendono, i gruppi di scambio, e quando conviene farseli portare a casa insieme al trasloco.
Leggi
Recensioni verificate su Trustpilot.
“Servizio ottimo! Smoves mi ha risolto il problema del deposito dei pacchi che mi ritrovo ad affrontare ogni anno e a cui non ero ancora riuscita a trovare una soluzione così efficiente (sia a livello di comodità che di prezzo). Inoltre ho trovato un personale molto cortese!”
Michela I. · Recensito il
Leggi su Trustpilot“Mi sono trovato bene, tutto semplice e senza problemi. Servizio comodo e ragazzi molto gentili. Lo consiglio!”
Alessandro B. · Recensito il
Leggi su Trustpilot“Rapido ed efficiente”
Matteo B. · Recensito il
Leggi su Trustpilot